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5 outils pour faciliter la collaboration en entreprise



À l'ère de la transformation numérique, les outils collaboratifs en entreprises se multiplient. La promesse ? Faciliter les échanges entre collaborateurs, centraliser l'information, améliorer la productivité... Bref, que du positif ! Du réseau social aux outils de gestion de projet, il en existe aujourd’hui de toutes les sortes à tel point qu’il devient parfois difficile de s’y retrouver, chaque plateforme ayant ses spécificités. Alors, quels outils choisir ? Le Bloc fait le point.



3 types de solutions collaboratives


1. Les suites d’outils et logiciels de productivité en ligne, de type cloud computing, qui intègrent une dimension sociale (G Suite, Microsoft Office).


2. Les réseaux sociaux d’entreprise, appelés aussi RSE qui permettent de centraliser l'information et qui traitent souvent de tous les sujets.


3. Les solutions collaboratives de type ChatOps (Slack, GitHub, Javelo)

Les ChatOps, qui connaissent un succès grandissant ces dernières années, sont des outils basés sur un modèle collaboratif qui permet la communication entre les employés et la mise en commun de documents par le biais d’un flux de tâches ouvert. Ils permettent de rassembler en une interface, les tâches à réaliser, les tâches effectuées, et les tâches en cours. Par ailleurs, de nombreux ChatOps intègrent des chatbots, c’est à dire des agents conversationnels capables de fournir des réponses automatisées à des questions posées sur une messagerie instantanée.



1. Slack, l'indispensable outil de communication



Slack est un outil de communication interne intuitif et au design épuré, qui se présente sous la forme d’une messagerie instantanée collaborative.

La plateforme peut se connecter à d’autres applications, ce qui vous permet de centraliser vos flux de contenus et d’informations. Vous pouvez par exemple relier Slack à votre compte Google Drive pour faciliter le partage de fichiers, ou à Trello pour vous permettre de modifier vos « boards » sans avoir à quitter votre fil de discussion.

L’application offre aussi la possibilité d’intégrer des bots, comme Simple Poll, qui vous permet de mener procéder à des sondages, ou encore Oskar, qui vous permet d’interroger les employés sur leur niveau de satisfaction et de bien-être dans l’entreprise. Vous pouvez aussi créer plusieurs fils de discussion, chacun correspondant à une problématique particulière : évènementiel, communication, business development… Il sera alors possible de paramétrer les notifications en fonction de critères définis, pratique pour éviter le spam. Bref, une application collaborative au top, qui vient de dépasser les 5 milliards de valorisation !



2. Trello, pour une meilleure gestion des tâches au quotidien



Conçu au départ dans l’idée de créer un remplacement au traditionnel mur de post-it, Trello est un outil de gestion de projets, particulièrement réussi.

L’application se présente sous la forme d’un tableau de bord composé de « cartes » alignées en colonnes et contenant des listes de tâches réparties en différentes catégories personnalisables (ex : à faire, en cours, fait). Vous pouvez ensuite assigner les tâches aux membres de votre équipe, qui pourront alors les déplacer dans le « board » en fonction de leur état d’avancement. Il est aussi possible d’intégrer des contenus ou des checklists au sein de vos « cartes », permettant par exemple de répartir une mission en plusieurs micro-tâches. L’application est particulièrement intéressante pour les entreprises adeptes du lean, car elle permet une grande flexibilité dans la réalisation des tâches et un meilleur suivi projet. Certaines entreprises font même le choix de fournir un accès Trello à leurs clients, pour qu’ils puissent suivre l’avancée du projet qu’ils ont commandé en temps réel. Petit plus pour la version mobile qui permet un accès où que vous soyez !


3. GitHub, l'application pour les pros de l'informatique


Au départ imaginé comme une plateforme collaborative pour développeurs, GitHub est désormais le plus grand espace de stockage de travaux collaboratifs dans le monde. Le logiciel permet d'héberger ses répertoires de code et de communiquer avec d'autres développeurs pour signaler et annoter les lignes à corriger. Néanmoins, bien que la plateforme soit majoritairement utilisée par des développeurs, elle s’adresse à tous les « knowledge workers », c’est-à-dire dans le cas présent tous les individus travaillant sur ordinateur. C’est avant tout une application qui permet d’apprécier et corriger les travaux des autres, ce que l’on appelle « forker » dans le jargon. Ainsi, l’outil adopte une philosophie très « open source », et favorise le partage de connaissances.



4. Javelo, l'outil d'aide à la réalisation des objectifs



Javelo est un outil de gestion d’objectifs et de résultats collaboratifs. Vous pouvez assigner à chaque membre d’une équipe une série d’objectifs et de résultats clés à atteindre. Ainsi, lorsque les résultats (le plus souvent financiers) sont atteints, l’objectif est atteint. Chacun des membres de l’équipe peut donc suivre en direct la progression de chaque objectif. Ainsi grâce à Javelo, chaque collaborateur peut savoir quel est l’état d’avancement d’un projet, au pourcent près. Cela leur permet de comprendre l’impact de leurs objectifs sur ceux des managers, et plus généralement sur la stratégie et le bon développement de l’entreprise.


5. Podio, l'outil de gestion de projet simplifié



Podio est un outil de collaboration en cloud computing, encore peu connu en France. L’application réunit de nombreuses fonctionnalités, et permet par exemple d’organiser la communication entre les équipes, de mettre en commun les objectifs, de partager des contenus, de réaliser des vidéo-conférences ou encore de tenir des agendas partagés. Les utilisateurs peuvent par ailleurs acheter des extensions sur un marketplace, ou construire leur propre extension en fonction des besoins, et venir les intégrer à Podio.

L’outil est en quelque sorte le couteau suisse des applications collaboratives pour entreprise et dispose d’une interface particulièrement intuitive.

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Groupe Eyrolles SA

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